Björgvin Ingi Ólafsson, meðeigandi hjá Deloitte
Bestu vinnustofurnar sem ég hef haldið voru nánast án glærukynningar eða alveg án hennar. Eftir því sem reynslan hefur aukist hefur glærunum fækkað. Mér finnst stundum að þegar glærurnar verða margar sé það vegna þess að okkur tókst ekki að einfalda vandamálið nóg til að ramma fundinn inn án þess að framreiða glærubálk.
Því hærra settir sem þátttakendur eru því minna máli skipta kynningarnar sjálfar. Þegar þú situr með stjórnendum felst virðið sjaldan í því að „sýna upplýsingar“ heldur í því að skapa samstöðu, fá fólk til að takast á við raunveruleg vandamál og taka ákvarðanir.
Vinnustofur stjórnenda þurfa því sjaldnast margar glærur. Þær þurfa miklu frekar skýrar forsendur, agaða umræðu, vel nýtta töflu og góðan undirbúning. Ég nota stundum glærur, sérstaklega þegar ég hafði ekki tíma til að undirbúa mig almennilega eða þekkti efnið ekki í þaula. Oftast set ég þó efnið fram á töflu í gegnum umræðuna eða hef lykilspurningarnar í glærukynningu án þess að sýna sjálfar glærurnar.
Fundurinn fyrir fundinn
Það hefur reynst vel að fjárfesta í að skilja væntingar fundarmanna fyrir fundinn. Ef um mjög „senior fund“ er að ræða er gott að taka stuttan fund fyrir fundinn einslega með hverjum og einum. Með því má stilla saman væntingar til fundarins, fá stuðning fyrir því uppleggi sem er fyrirhugað og ítra skipulag fundarins eftir því sem endurgjöfin birtist.
Það er nánast óhugsandi að allir á vinnustofunni séu einhuga um allt. Á fundinum fyrir fundinn viltu draga fram á hverju brýtur eða hvar fólk er ósammála áður en vinnustofan er haldin. Með því má auka líkur á að það náist fram alvöru umræða og „mikilvæg debat“ um þætti sem skipta raunverulega máli.
Allir þurfa að vera á sama fundinum
Stjórnendur þurfa að mæta þegar þeir mæta. Þeir þurfa að hætta í símanum, hætta að vera á næsta fundi eða næsta tölvupósti og hætta að hugsa um allt nema þennan blessaða fund.
Ef maður nær ekki athygli fyrstu mínúturnar tapast trúverðugleikinn hratt.
Við viljum byrja á að útskýra af hverju við erum mætt, hvað við ætlum að leysa, af hverju skiptir máli að leysa það og hvernig árangur lítur út í lok fundarins.
Fólk getur ekki fylgst með umræðu ef það skilur ekki hvert umræðan á að leiða eða af hverju hún skiptir máli. Ótrúlega margar vinnustofur misheppnast vegna þess að hópurinn er í raun að reyna að leysa fimm mismunandi vandamál á sama tíma án þess að gera sér grein fyrir því.
Ég kalla eftir viðbrögðum frá hópnum, skrifa niður athugasemdir og fer yfir þær í gegnum allan fundinn. Með því er stefnt að því að hópurinn eigi niðurstöðurnar með þér í stað þess að vera eingöngu „viðtakandi fundarins“.
Búum til spennu (snemma)
Vinnustofur eiga það til að deyja út vegna þess að allir eru of lengi kurteisir og sammála og segja ekki það sem fólk langar að segja og þarf að segja.
Þess vegna er gott að setja fram ögrandi tilgátu snemma. Það er ekki til að þyrla upp ryki heldur til að kalla fram viðbrögð.
„Ég held að við séum að vanmeta þessa áhættu stórkostlega.“
„Mér sýnist framkvæmdastjórnin vera algjörlega ósammála um hvert vandamálið er.“
„Mér sýnist stjórnin upplifa allt aðra stöðu en stjórnendur.“
Orkan í herberginu breytist um leið og maður segir eitthvað sem skiptir máli og fólk er ekki alveg visst um svarið, sérstaklega þegar þeir sem hafa mesta þyngd í herberginu neyðast til að taka afstöðu.
Þá hættir fólk að vera óvirkt og byrjar að takast á við vandamálið í stað þess að bíða eftir næstu glæru.
Staðfestum niðurstöður áður en fólk yfirgefur fundinn
Ein stærsta hættan í vinnustofum er að fólk fari út með mismunandi skilning á því hvað var ákveðið. Þá byrjar endalaus eftirvinnsla, misskilningur og fundaröð sem ætti að vera óþörf.
Við tökum því frá tíma í lok vinnustofu til að staðfesta niðurstöður, sammælast um hvað var ákveðið og hvað er enn óleyst, hvenær og hvernig á að leysa það. Gott er að skrifa upp fyrir framan hópinn og fara yfir punkt fyrir punkt, ekki bara hvað var rætt heldur hvað það þýðir í framkvæmd.
Margir flýta sér yfir lokin vegna þess að umræðan var góð eða tíminn er búinn. Það má ekki gera.
Ekki leyfa vinnustofunni að breytast í stöðufund
Góð vinnustofa á að færa hópinn áfram. Hún á að skýra valkosti, forgangsraða og neyða fólk til að taka afstöðu. Ef umræðan hefði alveg eins getað verið send í tölvupósti hefði eitthvað farið úrskeiðis.
Ég reyni því stöðugt að draga umræðuna aftur að ákvörðunum:
- Hvað þýðir þetta?
- Hverju ætlum við að breyta?
- Hvað ætlum við ekki að gera?
- Hver gerir hvað?
- Hvenær verður það sem þú ætlar að gera tilbúið?
Það gerast töfrar á töflunni
Þegar maður teiknar hugsunina upp í rauntíma gerist eitthvað allt annað en þegar fólk horfir á tilbúnar glærur. Hópurinn sér hvernig hugsunin þróast. Fólk grípur boltann, leiðréttir og tekur þátt. Það skapar eignarhald og yfirleitt góða umræðu.
Undirbúningurinn ræður öllu
Vinnustofur líta oft út fyrir að vera óformlegar ef engar eru glærurnar. Það þarf þó ekki að vera. Það er erfitt að skipuleggja vel glærulausan fund. Hann er alveg eins og fótboltaleikurinn þar sem dómarinn er það góður að þú tekur ekki eftir honum því leikurinn flæðir einfaldlega vel áfram.
Þetta er eins og annað. Þú uppskerð eins og þú sáir. Góð vinnustofa lítur oft út fyrir að vera einföld. Það er yfirleitt vegna þess að undirbúningurinn var það ekki. Maður þarf að vita hvar á að ýta, hvaða ágreiningur skiptir máli, hvaða spurningar opna umræðuna og hvenær þarf að stoppa umræðu þegar hún stefnir út í skurð.
